Co to jest system ERP ? Jakie powinien mieć kluczowe funkcjonalności? Jak system informatyczny wspiera obsługę procesów w przedsiębiorstwie? Na te i wiele innych pytań udzielono już bardzo wielu odpowiedzi. Każdy z aktualnie dostępnych systemów posiada wiele funkcjonalności, które w dużej mierze pokrywają się, dając firmom możliwość obsługi ich procesów biznesowych. Ale co jeszcze może mieć w sobie system ERP, aby dodatkowo usprawnić pracę i przepływ informacji w Twojej firmie? Na to pytanie postaram się odpowiedzieć w poniższej publikacji.
SAP Business One jest jednym z najczęściej wybieranych systemów ERP, które wspierają firmy w codziennym funkcjonowaniu. Obok szerokiej funkcjonalności z zakresu sprzedaży, logistyki i produkcji posiada również liczne funkcje dodatkowe. Wiele z nich zostało opisanych w moich poprzednich publikacjach. W tym artykule chciałbym skupić się na najnowszym wydaniu SAP Business One 9.2 PL06 w wersji dla SAP HANA. Najnowsza wersja systemu została rozwinięta o kilka nowych, kluczowych dla działania przedsiębiorstwa, funkcjonalności oraz zmian dotychczasowych funkcji. Skupmy się na tych najbardziej użytecznych. Główne nowości w PL06 to:
– narzędzie do współpracy typu „Live Chat”,
– dostęp do ostatnio używanych plików,
– zautomatyzowane odświeżanie pulpitów i KPI,
– narzędzie do grupowania wymiarów w analityce.
Doskonale wiadomo, że nawet najlepszy system ERP nie wystarczy, jeśli komunikacja w firmie zawiedzie. Stąd jedną ze zmian, które zostały dostarczone w najnowszej wersji jest komunikator typu „Live Chat”. Narzędzie to daje możliwość komunikowania się pomiędzy pracownikami w ramach instalacji bez względu na miejsce ich przebywania. W zautomatyzowany sposób możemy do prowadzonej dyskusji załączać bezpośrednie przekierowania do dokumentów, informacji o partnerze handlowym, działaniu, etc. Komunikator daje również możliwość prowadzenia konwersacji z dodatkowymi użytkownikami lub utworzoną wcześniej grupą użytkowników. Narzędzie to w sprawny sposób dystrybuuje informacje wraz z powiązaniem do obiektów źródłowych przez co jakość i wydajność prowadzonych procesów mogą dodatkowo wzrosnąć. Skrócenie czasu chociażby obsługi blokad i poziomów rabatowania, czy szybkiej zmiany limitów w znaczny sposób może skrócić cały proces i poprawić jakość obsługi klienta. Ponadto również w innych sytuacjach dodatkowo pozwala zaoszczędzić Nasze pieniądze i podnieść efektywność załogi. Poniżej przedstawiony został zrzut ekranu pokazujący komunikator w działaniu.
Kolejna ze zmian, mająca na celu usprawnienie pracy, poprawienie przepływu informacji i dostępu do niej, to zautomatyzowane odświeżanie danych. System umożliwia dowolne sterowanie częstotliwością odświeżania zdefiniowanych pulpitów i KPI. Każda zmiana w systemie może mieć swoje dynamiczne odzwierciedlenie w widoku. Pozwala to w wielu sytuacjach na bieżąco reagować na zmiany zachodzące w Naszej firmie lub śledzić stan zaawansowania interesujących nas procesów lub obszarów. Często konieczny jest dostęp do właściwej informacji we właściwym czasie – dlatego nowa funkcjonalność idealnie wpasowuje się w tą potrzebę.
Kolejny ważny i usprawniony obszar to analityka. Już teraz bardzo mocno rozbudowana część analityczna w SAP Business One została dodatkowo ulepszona. System umożliwia nie tylko wykonywanie raportów interaktywnych dla wybranych obszarów i pracę nad danymi np. w zewnętrznym narzędziu typu Excel, ale również pogrupowanie i/lub podział wymiarów w celu zaraportowania tych danych, które są przedmiotem naszego zainteresowania w jeszcze prostszy i szybszy sposób. Poniżej zarzut ekranu projektanta raportów:
Pozostała jeszcze jedna z wymienionych na wstępie funkcji : dostęp do ostatnio używanych plików. Funkcjonalność ta dzięki odpowiednim mechanizmom pozwala użytkownikowi w prosty sposób przeglądać używane przez niego ostatnio w systemie operacyjnym Windows 10 pliki. Takie podejście ma na celu nie tylko uporządkowanie danych, ale również dostęp do nich, jeśli wymagają szybkiej weryfikacji bez konieczności zastanawiania się nad wybraną przez użytkownika wersją dokumentu. Również na tej liście jako podpowiedź mogą znaleźć się pliki ostatnio zapisane np. z systemu pocztowego. Poniżej możemy zobaczyć miejsce, w którym system daje możliwość podglądu:
Wszystkie opisane powyżej funkcjonalności mają na celu usprawnienie i podniesienie efektywności pracy i na tym głównie skupiono się, wprowadzając zmiany w PL06. Sprawny przepływ informacji jak również szybkość reakcji na zmiany, to jedna z dróg do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Kolejnym i ważnym elementem jest płynna komunikacja wewnątrz firmy. Te elementy, oraz dodatkowo mechanizmy usprawniające analizę wprowadzonych i przetwarzanych danych, zapewnia najnowsza wersja SAP Business One 9.2 PL06 dla SAP HANA. Nowe wydanie zawiera również szereg drobnych mniej istotnych z punktu widzenia samego systemu zmian.
Myślę, że wprowadzone modyfikacje w wielu przypadkach zachęcą do zaktualizowania swojej wersji SAP, a ich użyteczność przyczyni się do wzrostu efektywności w wielu firmach.
SAP Business One rozwija się dla Ciebie – rozwijaj swój biznes z SAP.
