Jedno co w biznesie jest stałe, to to, że wszystko się ciągle zmienia. Każda firma w ramach swojej specyfiki stara się znaleźć najlepszy model i najlepsze rozwiązanie, które pomoże zwiększać przewagę konkurencyjną przy jednoczesnej kompleksowej obsłudze klientów i optymalizacji procesów i kosztów. Często aktualnie wykorzystywane narzędzia i systemy nie są w stanie sprostać aktualnie rosnącym potrzebą, a ich modernizacja staje się nieopłacalna. Dodatkowo należy również pamiętać, że koszty związane z utrzymywaniem i ciągłą integracją wielu systemów powodują często zakłócenia w analityce i brak ostatecznej spójności danych. Dlatego w dynamicznym rozwoju każdej firmy przychodzi moment, w którym zastanawiamy się nad wymianą lub wyborem nowego kompleksowego rozwiązania ERP. Oczywiście powody mogą być różne ale głównie decyzja następuje w wyniku dwóch zdarzeń:
- Aktualnie wykorzystywany system nie daje możliwości dalszego rozwoju przedsiębiorstwa (w tym obsługi skomplikowanych procesów produkcyjnych, obsługi logistycznej jak również braku wystarczającej analityki do podejmowania kluczowych decyzji)
- Dynamika rozwoju przedsiębiorstwa wymusza konieczność uporządkowania procesów w przedsiębiorstwie jak również znalezienia najbardziej efektywnego modelu dla dalszego wzrostu przy jednoczesnej optymalizacji.
Oba powyżej wyszczególnione problemy wskazują na konieczność dokonania zmian. Wiadomo, że na rynku IT aktualnie mamy do wyboru szereg rozwiązań które mogą w mniejszym lub większym stopniu zaspokoić nasze potrzeby związane w opisywaną problematyką. Z tego właśnie powodu w poniższej publikacji chciałbym przybliżyć 6 korzyści z wykorzystania kompleksowego rozwiązania SAP Business One które w pełni może zaspokoić potrzeby nie tylko firm usługowych i dystrybucyjnych, ale również produkcyjnych w których zachodzą bardzo skomplikowane procesy. Na wstępnie również zaznaczam, że opisywane rozwiązanie jest w pełni spójne z punktu widzenia przepływu informacji, procesów i całego modelu analityczno-raportowego. W poniższych punktach postaram się skupić na kluczowych funkcjonalnościach i korzyściach z tym związanych w podziale na grupy tematyczne. Postaram się również pokazać zasadność wyboru rozwiązania SAP Business One oferowanego przez CompuTec S.A. w stosunku do innych oferowanych rozwiązań na rynku.
1.Znaczne skrócenie czasu dostępu do danych.
System SAP Business One został zaprojektowany w taki sposób, aby na każdym poziomie była możliwość spójnego i logicznego odwołania do poszczególnych obszarów jego struktury. Zważywszy na fakt, że SAP ma budowę funkcjonalną a nie modułową, powiązanie tych elementów znacznie ułatwia zespolenie informacji. Rozwiązanie to daje użytkownikowi pełną możliwość zarządzania swoim pulpitem, w tym również wspiera dynamiczne dodawanie przez użytkowników dowolnych pól i informacji które są obsługiwane w dalszych etapach danego procesu. Konstrukcja poprzez wbudowany mechanizm śledzenia pozwala drążyć dane do źródła docelowego z każdego etapu procesu. Wbudowana przeglądarka daje również możliwość w każdej chwili wyszukania specyficznych dodanych i unikalnych zapisów w całym systemie bez względu na miejsce ich powstania. Dodatkowo pomoc kontekstowa daje użytkownikom mniej zaawansowanym informację o przeznaczeniu poszczególnego pola. Powyższa funkcjonalność pozwala skrócić czasy poszczególnych operacji jak również w znaczącym stopniu usprawnić obsługę klienta. Kompleksowość i szybki dostęp do informacji pozwala na bardziej efektywną pracę.
2.Możliwość uporządkowania procesów już od startu.
W rozwiązaniu SAP Business One mamy możliwość budowania własnych map procesów z uwzględnieniem ścieżki postępowania. (np. dla pełnego procesu sprzedaży czy zakupu). Daje to możliwość elastycznego dostosowania lub wymuszenia odpowiedniej ścieżki. Cały przebieg danego procesu zachowuje logiczną kontynuację i odwołania do poprzedniego kroku co również jest zawarte w wbudowanych mapach relacji dla procesu. Pozwala to w szybki i jednoznaczny sposób sprawdzić i stwierdzić co się wydarzyło w danym ciągu zdarzeń i powrócić do wszystkich etapów ciągu z poziomu jednego ekranu. Oczywiście nie bez znaczenia jest również wielowymiarowa możliwość przypisania poszczególnych dokumentów do wymiaru kosztów (MPK) w celu pełnego śledzenia i uzyskania bardzo szczegółowych informacji analitycznych w przyszłości. Taki model nie tylko pozwala na pełną przekrojową informację o zdarzeniach ale również szybką możliwość weryfikacji kluczowych informacji dla każdego procesu (dynamicznie raporty o partnerach handlowych, obrotach etc.). Największą zaletą takiego rozwiązania jest możliwość uporządkowania i zestandaryzowania procesów ułatwiając nie tylko pracę nowo zatrudnionym ale również wprowadzając pewną systematykę i standaryzację działań.
3.Pełna obsługa procesów produkcji.
W każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym najbardziej kluczowym obszarem który często wymaga wielu usprawnień jest produkcja. Dlatego właśnie w SAP Business One mamy bardzo rozwinięty moduł związany z produkcją. Oczywiście nie tylko w zakresie przygotowania produkcji (receptury, zarządzanie odpadem, koproduktami, tworzenie BOM-ów etc.) ale również w zakresie wsparcia i automatyzacji procesów w powiązaniu w halą poprzez panele PDC z możliwością meldowania, dokonywania zmian, podglądu istotnych danych, statusów etc). Dodatkowo pełne wsparcie ze strony logistyki i magazynu zarówno w zakresie obsługi jak i planowania MRP. Funkcjonalność oferowana przez rozwiązanie ProcessForce jest niezwykle szeroka i została opisana w linku. Istotne jest również zarządzanie produktem od strony sprzedaży w pełni obsługiwane w powiązaniu ze zleceniami, narzędziem ATP i magazynem. Oczywiście modułowa funkcjonalność pozwala w pełni śledzić pełne koszty związane z procesem wytwarzania na cały jego etapie jak również kontrolować jakość. Bardzo ważny element stanowi samo planowanie, o którym kilka zdań w następnym punkcie.
4.Wielopłaszczyznowe planowanie
Planowanie produkcji jest bardzo skomplikowanym procesem do obsługi którego potrzebne są specjalistyczne narzędzia. SAP Business One wraz z ProcessForce umożliwia planowanie produkcji w trzech widokach. Pierwszy z nich klasyczny widok zleceń na wykresie Gantta w którym możemy dokonywać zmian z sygnalizacją przeciążeń i zmian w kalendarzu produkcji. Drugi to planowanie na wykresie Gantta z widokiem konkretnych zasobów. Ostatnia i najnowsza funkcjonalność obejmuje planowanie bezpośrednio na zasobie z dużą funkcjonalnością informacji o dostępności, obciążeniu jak również alternatywnych dostępnych zasobach. Planowanie również umożliwia przegląd grup zasobów i narzędzi powiązanych. Metoda ta daje przejrzysty obraz tego co dzieje się na produkcji jak również możliwości optymalnego wykorzystania wolnych lub mniej obciążonych zasobów.
5.Szybkie i dynamiczne raportowanie
Opisywane rozwiązanie dzięki swojej spójnej strukturze daje bardzo szerokie możliwości analityczne. Poprzez wielowymiarowość i dzięki rozwiązaniu platformy SAP HANA jesteśmy w stanie w trybie rzeczywistym tworzyć wszelkie potrzebne analizy. Rozwiązanie daje możliwość, bez konieczności wspierania się odrębnymi systemami Business Intelligence, wykonać najbardziej skomplikowane raporty na własnych danych. System zawiera, oprócz klasycznego raportowania, możliwość wykonania raportów i analiz interaktywnych, analiz uniwersalnych jak również wielopłaszczyznowych raportów dynamicznych przenoszonych i administrowanych za pomocą Excela. Również wbudowane zostały narzędzia do dynamicznego prognozowania przepływu środków pieniężnych. Należy również pamiętać że SAP HANA jest unikalna platformą dającą możliwość przetwarzania bazy w pamięci co przyspiesza raportowanie o ok. 1000x w stosunku do innych baz danych. Dla tych najbardziej wymagających, których obszerna ilość możliwych do wykonania narzędzi nie zaspokaja, jest narzędzie SAP Lumira. Dzięki niemu możemy nie tylko tworzyć interaktywne i dynamiczne raporty, ale również przekładać je na dynamiczne prezentację w dowolnie zmiksowanym modelu.
6.Wspomaganie w podejmowaniu kluczowych decyzji
Ostatnią ale jedną z najważniejszych funkcji jest mechanizm tworzenia dynamicznych spersonalizowanych pulpitów i KPI. Każdy użytkownik może stworzyć unikalny dla siebie pulpit i zamieścić na nim wszelkie niezbędne dla swojego obszaru informację. Począwszy od map procesów, poprzez przypomnienia, ostatnie operacje, dynamiczne wykresy, skończywszy na indywidualnych KPI z uwzględnieniem trendów i ustalonego celu dla każdego z nich. Poprzez taką konstrukcję osoby zarządzające mogą na bieżąco dokonywać oceny sytuacji i podejmować odpowiednie kroki lub działania korygujące.
Jak widać funkcjonalność proponowanego rozwiązania jest bardzo duża. Unikalna jest struktura samego systemu w stosunku do innych oferowanych rozwiązań. Poprzez zastosowanie sprawdzonych mechanizmów mamy możliwość pełnego i przekrojowego spojrzenia na cały biznes. Nie tylko w momencie analizy tego co się wydarzyło, ale możemy również dynamicznie reagować na poszczególne zdarzenia. Należy również pamiętać, że aktualnie niewiele systemów bez poniesienia dodatkowych często wysokich kosztów daje tak szerokie i przekrojowe możliwości analityczne i prognostyczne. Ważną i istotną kwestią jest również to, że opisywane funkcjonalności w szczególność w zakresie produkcji są w pełni wspierane przez SAP i obsługiwane w kolejnych wersjach.
Dzięki rozwiązaniu SAP Business One + ProcessForce :
- Zoptymalizujesz i przyspieszysz swoje procesy
- Zredukujesz niepotrzebne koszty operacyjne
- Inaczej spojrzysz na własny biznes
Na zakończenie chciałbym tylko poruszyć jedną z bardzo istotnych spraw, która często na etapie wyboru systemu nie do końca jest w odpowiedni sposób wyspecyfikowana. Kluczowe dla wyboru systemu jest w pierwszym etapie wykonanie analizy, a następnie podjęcie decyzji na podstawie wykreowanego budżetu o wyborze systemu. Taki model nie tylko pozwala bardziej dopasować ofertę dla klienta, ale również pokazuje nowe spojrzenie na wszystkie kluczowe procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Nie odwrotnie. My tak działamy. www.computec.pl
W następnych postach postaram się jeszcze bardziej przybliżyć wyspecyfikowane korzyści i wyjaśnić zagadnienia wymagające bardziej szczegółowej analizy.
